E-Rechnung 2027: Was jetzt auf B2B-Unternehmen zukommt

Mit dem Wachstumschancengesetz ist die elektronische Rechnung zwischen inländischen Unternehmen zur Pflicht geworden. Die Umstellung läuft in Stufen – und die wichtigste steht kurz bevor.

Die Fristen im Überblick

• Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach.
• Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz. Unternehmen oberhalb dieser Grenze dürfen im B2B-Geschäft keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle. Dann gilt die Pflicht unabhängig vom Umsatz.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen ausgenommen, müssen sie aber empfangen können.

Was als E-Rechnung zählt

Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das in der Praxis:

• XRechnung – ein reiner XML-Datensatz, Standard bei öffentlichen Auftraggebern.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Profile ab EN 16931) – ein PDF mit eingebettetem XML, für Menschen und Maschinen lesbar.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

1. Eingang prüfen: Kommen E-Rechnungen an, werden sie lesbar dargestellt, geprüft und revisionssicher archiviert?
2. Ausgang vorbereiten: Kann Ihr ERP- oder Fakturierungssystem XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Liegt Ihr Umsatz über 800.000 €, muss das zum Jahreswechsel funktionieren.
3. Prozesse automatisieren: Strukturierte Rechnungsdaten lassen sich ohne Abtippen direkt in Buchhaltung und ERP übernehmen – etwa in SAP oder DATEV, auf Wunsch mit Freigabe-Workflow.

Wie wir unterstützen

Wir binden E-Rechnungen an Ihr ERP und Ihre Buchhaltung an, automatisieren den Rechnungseingang – zum Beispiel mit n8n und KI-gestützter Dokumentenverarbeitung – und sorgen dafür, dass der Versand rechtzeitig zum Stichtag läuft.

Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Klären Sie steuerliche Detailfragen mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.